ADE Portail - Réservation de locaux


ADE Portail (anciennement nommé ADE Booking) permet la réservation de locaux de façon autonome. Voici les procédures à suivre selon le besoin :

Une vidéo explicative est aussi disponible pour vous guider dans la gestion de réservations de locaux. Voir la vidéo.

Se connecter à ADE Portail

ADE Portail est accessible à l'adresse suivante : https://horaires.usherbrooke.ca/portal.

Pour vous connecter, vous devrez entrer votre identifiant courriel et le mot de passe correspondant. Si demandé, vous devrez ensuite confirmer votre identité par l'authentification à deux facteurs.

Choisir le bon calendrier selon la date de réservation

N.B. Les dates de réservation disponibles sont celles pour l'année (calendrier universitaire) en cours. Ainsi si vous souhaitez faire une réservation pour une date ultérieure qui ne fait pas partie de l'année en cours, il faut sélectionner l'année à venir.

Pour ce faire :

 

Faire une réservation simple

La réservation simple est l'option à choisir pour réserver un local pour un moment précis. Ce type de réservation peut se faire aussi à partir d'un appareil mobile.

Voici la procédure à suivre : 

  1. À partir de la page d'accueil ADE Portail, dans la section Mes applications, cliquer sur le bouton Réservations.



  2. Dans la section Mes réservations, cliquer sur le bouton + Nouvelle réservation en haut à droite et sélectionner Réservation simple.



  3. Préciser les critères de recherche et cliquer sur le bouton Rechercher.
    • Type : sélectionner un type de local précis au besoin
    • Site : sélectionner un local à un emplacement précis au besoin
    • Durée : indiquer la durée de la réservation
    • Date : indiquer la date et l'heure du début de la réservation
    • Options : sélectionner la capacité minimale du local (nombre de personnes que le local peut accueillir) et sélectionner des caractéristiques précises au besoin



  4. Les locaux disponibles répondant aux critères de recherche s'affichent. Cliquer sur le local voulu.

    Si aucun résultat de recherche n’apparaît, cela signifie qu’aucun local répondant aux critères demandés n’est disponible pour le créneau horaire indiqué. Au besoin, modifier les critères de recherche. Les résultats de recherche s’actualisent automatiquement. 

  5. Choisir les options voulues pour la location d'équipement et les services offerts (si disponible) et cliquer sur le bouton Suivant.



  6. Remplir les champs de la section Informations et cliquer sur le bouton Réserver. Dans le champ Informations de contact, y ajouter un numéro de téléphone ou une adresse de courriel où il est possible de vous contacter facilement.


  7. Les détails de la réservation s'affichent dans la section Mes réservations. Vérifier le statut de la réservation.



    Statut de la réservation (deux statuts peuvent s'afficher lors de la réservation) :

    • Validée : si le local est en autoréservation, la réservation est automatiquement validée (confirmée).

    • En attente : si la réservation doit être approuvée par un gestionnaire de ressources, ce statut sera indiqué tant que la réservation n’aura pas été traitée. Le statut passera ensuite à Validée ou Refusée selon la décision rendue.

Un courriel est envoyé à la personne qui a fait la demande pour confirmer le statut ou le traitement de celle-ci. 

Il est à noter que la réservation s'affiche dans la section Mes réservations, où un suivi peut être fait. La réservation simple apparaît aussi dans la section Planification de l'agenda où elle peut être déplacée ou annulée. La seule façon de faire pour modifier les détails d'une réservation (autres que la date) est de la supprimer et d'en créer une nouvelle.

Faire une réservation avancée

La réservation avancée est l'option à choisir pour réserver plusieurs locaux au même moment ou plusieurs dates pour un même local.

Il existe deux façons de faire une réservation avancée, soit à partir de la section Agenda ou Réservations.

Réservation avancée à partir de la section Agenda

Cette méthode de réservation permet de voir facilement si le ou les locaux à réserver sont disponibles.

Voici la procédure à suivre : 

  1. À partir de la page d'accueil ADE Portail, dans la section Mes applications, cliquer sur le bouton Agenda.



  2. Sélectionner le ou les locaux à réserver à partir du bouton Ressources.



  3. Cliquer sur le bouton + dans le coin inférieur droit.



  4. Remplir les champs de la section Création d'une réservation et cliquer sur Enregistrer.
    • Nom : entrer le nom de la réservation
    • Type : sélectionner un type de local (classe ou réunion)
    • Date et heure de début : indiquer la date et l'heure du début de la réservation
    • Date et heure de fin : indiquer la date l'heure de fin de la réservation
    • Répétition : cliquer sur ce champ pour configurer une récurrence (ex. : une réservation qui doit avoir lieu chaque semaine au même moment et au même endroit)



  5. Pour une réservation incluant plusieurs locaux et/ou plusieurs dates, s'il y a un ou des conflits, une fenêtre s'affichera avec pour titre Conflits détectés. Choisir de créer la réservation ou non selon les options proposées. Pour ne pas créer de réservations, cliquer sur le X dans le coin supérieur droit.

Dans le cas où la réservation ne comporte aucun conflit, la ou les occurrences de celle-ci s'afficheront dans le calendrier.

Réservation avancée à partir de la section Réservations

Voici la procédure à suivre : 

  1. À partir de la page d'accueil ADE Portail, dans la section Mes applications, cliquer sur le bouton Réservations.



  2. Dans la section Mes réservations, cliquer sur le bouton + Nouvelle réservation en haut à droite et sélectionner Réservation avancée.



  3. Remplir les champs de la section Nouvelle réservation.
    • Nom : entrer le nom de la réservation
    • Type : sélectionner un type de local (classe ou réunion)
    • Date et heure de début : indiquer la date et l'heure du début de la réservation
    • Heure de fin : indiquer l'heure de fin de la réservation
    • Répétition : cliquer sur ce champ pour configurer une récurrence (ex. : une réservation qui doit avoir lieu chaque semaine au même moment et au même endroit)



  4. Cliquer sur le bouton Ajouter des ressources et sélectionner le ou les locaux à réserver.
    Il est possible de sélectionner plusieurs locaux pour voir leurs disponibilités.



  5. Cliquer dans l'espace grisé pour revenir au formulaire de réservation. Vérifier que pour la ou les dates sélectionnées, le ou les locaux souhaités sont disponibles. Un cercle vert apparaît à gauche du numéro de local s'il est disponible, sinon un cercle rouge s'affiche. En naviguant dans le calendrier de droite, il est aussi possible de voir les plages horaires libres au besoin.



  6. Si plus de locaux que voulu ont été sélectionnés, retirer ceux non désirés en cliquant sur le x à droite du numéro de ces locaux. Valider les informations de la réservation et cliquer sur le bouton Valider.  

  7. Pour une réservation incluant plusieurs locaux et/ou plusieurs dates, s'il y a un ou des conflits, une fenêtre s'affichera avec pour titre Votre réservation a été créée (voir images en exemple ci-dessous).  Prendre connaissance attentivement des sessions créées et celles pour lesquelles il y a un conflit. 



    Trois options sont alors offertes :
    • Annuler l'ensemble de la réservation en cliquant sur le bouton Annuler cette réservation. 
    • Conserver toutes les sessions qui ont pu être réservées (n'ayant pas de conflits), en cliquant sur le bouton Revenir à Mes réservations.
    • Supprimer certaines sessions qui ont pu être réservées (n'ayant pas de conflits), en cochant celles-ci et en cliquant sur le bouton Supprimer ma sélection.

Dans le cas où la réservation ne comporte aucun conflit, la réservation s'affichera dans la section Mes réservations. Les réservations avancées s'affichent aussi dans la section Planification de l'agenda.

Consulter une réservation

La section Mes réservations de la page Réservations affiche les réservations faites dans ADE Portail. 

N.B. Par défaut seulement les réservations des 7 prochains jours s'affichent. Pour voir plus de réservations, changer le filtre Date en entête.

Le statut de chaque réservation est affiché :

Pour les réservations avancées, il est préférable de consulter la section Planification de la page Agenda et de sélectionner les locaux réservés pour voir le détail de chaque réservation. Pour ce faire :

  1. À partir de la page d'accueil ADE Portail, dans la section Mes applications, cliquer sur le bouton Agenda.

  2. Dans la section Planification, sélectionner le ou les locaux pour lesquels vous voulez voir vos réservations en cliquant sur l'icône Ressources ou en recherchant un local à partir de l'icône Rechercher une ressource .

  3. Naviguer dans le calendrier pour voir les réservations effectuées.
    L'image ci-dessous montre par exemple les réservations des locaux C3-Hi01 et C3-Diffusion hors campus.


Ajouter des favoris

Il est possible de conserver une sélection de locaux pour y référer facilement en les ajoutant dans les favoris :

Il suffira ensuite de sélectionner ce nom dans l'icône Gestion des favoris pour afficher ces locaux. 

Modifier une réservation

En sélectionnant une occurrence d'une réservation dans le calendrier de la section Planification de la page Agenda, il est possible de l'éditer, la déplacer, l'annuler ou y ajouter des ressources en cliquant sur l'icône qui s'affiche dans le panneau de droite.

N.B. Pour les réservations simples, seules les options Déplacer et Annuler l'événement sont disponibles.

Annuler une réservation

L'annulation d'une réservation simple ou de toutes les occurrences d'une réservation avancée se fait à partir de la section Mes réservations de la page Réservations.

Cliquer sur l'icône de poubelle à haut à droite de la réservation à annuler et confirmer la suppression en cliquant sur le bouton Supprimer.